Archivio documenti digitale | gestione archivio storico e corrente

Per miglioramento continuo, secondo la strategia Kaizen, si intende “un rinnovamento a piccoli passi, da farsi giorno dopo giorno, con continuità…”.

Nel tentativo di perseguire il miglioramento continuo bisogna:

  • da un lato innovare dal presente per modificare il futuro;
  • dall’altro rendere compatibile il passato con le innovazioni presenti e future;

Ecco allora che nasce l’esigenza, in un’azienda che voglia migliorare ed innovare la propria gestione documentale implementando un servizio di archiviazione ottica, della gestione dell’archivio storico.

Quest’attività, in un’azienda di medie/grandi dimensioni e con un archivio cartaceo da digitalizzare di dieci o più anni può sembrare una mole di lavoro incredibile.

Nella realtà, grazie a questo nuovo servizio di archiviazione cartacea dell’archivio storico, realizzato da un’azienda nostra partner altamente specializzata nel campo dell’archiviazione ottica documentale, può diventare un’attività fattibile ed i cui benefici si possono misurare nell’immediato.

Questa nostra azienda partner è in grado di:

  • analizzare la struttura dell’archivio e l’organizzazione aziendale;
  • proporre soluzioni in completo outsourcing, outsourcing parziale, collaborazione interaziendale per la creazione di processi ottimali di digitalizzazione dello storico;

Archivio documenti digitale: i benefici

Se l’implementazione di sistemi di archiviazione ottica documentale porta benefici in termini di efficienza all’interno dell’azienda, provate ad immaginare i benefici ottenibili con un processo di digitalizzazione ottica dell’intero archivio passato.

Rispetto alla prima casistica che esprime il suo potenziale d’efficienza e di miglioramento solo quando l’impresa di trova a lavorare con documentazione prodotta nel tempo “t+1”, la totale digitalizzazione ottica dell’archivio porta ad incredibili benefici:

  • incremento dell’immagine aziendale;
  • incremento dell’affidabilità e della sicurezza nella gestione delle informazioni;
  • incremento esponenziale del time to response del customer service e non solo;
  • incremento esponenziale dell’efficienza nella gestione delle risorse e dei carichi di lavoro per le aree aziendali a contatto con l’archivio (amministrazione,recupero crediti,servizio clienti,commerciale);